Resolução CGIBS nº 8, de 26/05/2026

COMITÊ GESTOR DO IMPOSTO SOBRE BENS E SERVIÇOS – CGIBS CONSELHO SUPERIOR RESOLUÇÃO CGIBS Nº 8, DE 26 DE MAIO DE 2026 Institui o Sistema Eletrônico de Informações – SEI como sistema oficial de processo eletrônico interno no âmbito do Comitê Gestor do Imposto sobre Bens e Serviços. O CONSELHO SUPERIOR DO COMITÊ GESTOR DO IBS , no uso das atribuições que lhe confere a Lei Complementar nº 227, de 13 de janeiro de 2026, RESOLVE: TÍTULO I DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES CAPÍTULO I DO OBJETO E DA FINALIDADE Art. 1º Fica instituído o Sistema Eletrônico de Informações – SEI-IBS como o sistema oficial de processo eletrônico interno do Comitê Gestor do Imposto sobre Bens e Serviços - CGIBS, destinado à produção, tramitação, instrução e arquivamento de processos e documentos administrativos no âmbito do Comitê. Art. 2º O SEI-IBS será utilizado para a gestão dos processos administrativos internos, observando, entre outros, os princípios da lega lidade, eficiência, publicidade, segurança da informação, autenticidade, integridade, interoperabilidade e transparência. CAPÍTULO II DAS DEFINIÇÕES Art. 3º Para o disposto nesta Resolução, considera-se: I - atos processuais: toda conduta dos sujeitos do processo que tenha por efeito a criação, modificação ou extinção de situações processuais; II - autenticação: declaração de autenticidade de um documento arquivístico, resultante do acréscimo, diretamente no docum ento, de elemento de verificação ou da afirmação por parte de pessoa investida de autoridade para tal; III - autenticidade: qualidade de um documento ser exatamente como foi produzido, não tendo sofrido alteração, corrompimento ou adulteração; IV - código CRC (Cyclic Redundancy Check): código que permite a detecção de mudanças na cadeia de dados no registro ou envio de mensagens, permitindo a verificação da autenticidade de um documento assinado eletronicamente no SEI-IBS; V - cópia autenticada administrativamente: aquela cuja conferência foi realizada por servidor integrante do CGIBS; VI - cópia autenticada em cartório: aquela cuja autenticação deu-se em cartório; VII - cópia simples: aquela sem nenhuma autenticação; VIII - documento: aquele produzido e recebido pelo CGIBS, em decorrência do exercício de funções e atividades, qualquer que seja o suporte da informação; IX - documento digital: informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional, podendo ser: a) documento nato-digital: aquele criado originariamente em meio eletrônico; ou b) documento digitalizado: aquele obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital. X - documento exter no: documento originalmente produzido em papel e digitalizado e/ou nato-digital, produzido em outro sistema, e cadastrado no SEI-IBS; XI - elementos descritivos: conjunto de informações que compõe o registro de um documento e permitem a sua identificação; XII - meio eletrônico: qualquer forma de armazenamento ou tráfego de documentos e arquivos digitais; XIII - metadados: conjunto de elementos descritivos de um dado, arquivo ou documento; XIV - processo administrativo eletrônico: aquele em que os atos processuais são registrados e disponibilizados em meio eletrônico; XV - usuário interno: pessoa física que trabalha no CGIBS ou nos entes federados autorizada a ter acesso ao SEI-IBS para prática de atos processuais; XVI - usuário externo: pessoa física externa ao CGIBS autorizada a ter acesso ao SEI-IBS para prática de atos processuais em nome próprio ou como representante legal de pessoa jurídica; XVII - peticionamento eletrônico: envio de documentos digitais por usuário externo, previamente cadastrado, a fim de iniciar processo administrativo eletrônico ou compor um já existente. XVIII - Tramita.GOV.BR: plataforma digital de comunicação entre sistemas de processo administrativo eletrônico, integrante do Processo Eletrônico Nacional - PEN, no âmbito da administração pública federal direta, autárquica e fundacional. CAPÍTULO III DO SISTEMA SEI-IBS Art. 4º O Sistema Eletrônico de Informações – SEI-IBS é o sistema oficial para produção, tramitação, gestão, assinatura, armazenamento e arquivamento de documentos e processos administrativos eletrônicos no âmbito do Comitê Gestor do Imposto sobre Bens e Serviços. Parágrafo único. Fica vedada a implantação ou utilização de sistema com finalidade equivalente ao SEI -IBS, salvo outros sistemas específicos autorizados pelo Conselho Superior do CGIBS. Art. 5º São objetivos do SEI-IBS: I – aumentar a produtividade e a celeridade na tramitação de documentos e processos; II – aprimorar a segurança e a confiabilidade dos dados e das informações; III – criar condições mais adequa das para a produção e utilização de informações; IV – facilitar o acesso às informações; e V - reduzir o uso de papel, os custos operacionais e de armazenamento da documentação. TÍTULO II DA ESTRUTURA E GOVERNANÇA DO SEI-IBS CAPÍTULO I DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Art. 6º Integram a estrutura do SEI-IBS: I – Unidade Central de Gestão; II – Unidade Técnica de Gestão; III – Unidades Administrativas; IV – Usuários internos; e V – Usuários externos. CAPÍTULO II Das Competências Institucionais Art. 7º Compete à Unidade Central de Gestão do SEI-IBS: I - divulgar as políticas, normas e manuais relacionados à gestão e operacionalização do SEI-IBS; II - promover a gestão do Projeto de Implantação do SEI -IBS nas Unidades Administrativas do CGIBS; III - promover a gestão do SEI-IBS, com políticas, normas, diretrizes e manuais relacionados à gestão e operação do SEI-IBS; IV – definir, atribuir, ativar e inativar perfis de acesso aos usuários das Unidades Administrativas do SEI-IBS; V - gerir e manter atualizad as as tabelas auxiliares de tipos de assuntos, processos e tipos de documentos enviadas pelas Unidades Administrativas; VI - promover e fomentar a capacitação, realização de eventos e reuniões visando à uniformização de procedimentos de operacionalização do SEI-IBS; VII - desenvolver o Plano de Comunicação referente à utilização do SEI-IBS; VIII - orientar e assistir tecnicamente as Unidades Administrativas e os usuários do SEI-IBS; IX - realizar auditorias e monitorar acessos e visualizações das Unidades Administrativas, para que estejam dentro das normatizações estabelecidas; X - avaliar e propor melhorias no SEI-IBS; XI - garantir que as melhorias no SEI -IBS estejam aderentes ao Processo Eletrônico Nacional - PEN-SEI, do Ministério do Planejamento, Desen volvimento e Gestão; XII - manter atualizadas as tabelas de unidades, assinaturas, usuários, assuntos, tipo de processos, modelos etc.; XIII – proceder ao cadastro de Unidades Administrativas; XIV - orientar as unidades administrativas envolvidas nos proce ssos em implantação quanto: a) à produção e atualização das Bases de Conhecimento do SEI-IBS; b) à guarda e ao acondicionamento dos documentos digitalizados e não certificados digitalmente que forem inseridos no SEI-IBS; c) aos procedimentos de digitalização, de acordo com a legislação vigente; XV - monitorar e elaborar relatórios sobre a fase de implantação e funcionamento do SEI-IBS; XVI - monitorar acessos e visualizações dos usuários para que estejam dentro das normatizações estabelecidas. Art. 8º Compete à Unidade Técnica de Gestão do SEI-IBS: I - prover suporte tecnológico e as condições necessárias à implantação, utilização, manutenção e sustentação do SEI-IBS; II - manter atualizada a lista de usuários que têm permissão de acesso à rede de comunicação local; III - disponibilizar hardwares, softwares, redes de comunicação e o suporte ao usuário. IV - implementar as atualizações de versões do SEI -IBS, quando disponibilizadas pelo Processo Eletrônico Nacional – (PEN), do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos; V - analisar e propor, juntamente com a Unidade Central de Gestão, as melhorias ao Processo Eletrônico Nacional– (PEN); VI - garantir suporte tecnológico referente à preservação e à segurança das bases de dados do SEI-IBS; VII - monitorar ocorrências de incidentes e problemas técnicos relativos ao SEI- IBS e aplicar soluções; VIII - orientar as Unidades Administrativas quanto: a) à permissão de acesso à rede de comunicação local; b) ao conhecimento do tipo de conexão com a Unidade Técnica de Gestão; IX - receber, analisar e encaminhar à Unidade Central de Gestão as ocorrências de problemas técnicos não solucionados. Art. 9º Compete às Unidades Administrativas: I - garantir a utilização do SEI-IBS em todos os seus processos; II - garantir a correta utilização do Sistema, em conformidade com as diretrizes da Unidade Central de Gestão; III - orientar os usuários quanto aos procedimentos operacionais de uso do SEI- IBS, em relação às especificidades dos processos definidos para a respectiva Unidade Administrativa; IV - solicitar a capacitação de usuários sempre que necessário; V - levantar e validar as informações referentes às estruturas da respectiva Unidade Administrativa, seus usuários, e demais tabelas auxiliares do SEI-IBS. Art. 10 Compete ao Usuário Interno: I – utilizar adequadamente o sistema em sua Unidade Administrativa, abstendo- se de utilizá -lo para trocas de mensagens, recados ou assuntos sem relação com as atividades institucionais; II – guardar sigilo sobre fato ou informação de qualquer natureza de que tenha conhecimento por força de suas atribuições, ressalvadas àquelas de acesso público; III – participar dos programas de capacitação referentes ao SEI-IBS; IV – cumprir os regulamentos e manuais, dentre outros, que tratem de procedimentos específicos quanto à utilização do SEI no âmbito do CGIBS. Art. 11. Compete ao Usuário Externo: I - o sigilo de sua senha de acesso, não podendo alegar o uso indevido; II - a conformidade entre os dados informados no formulário elet rônico de peticionamento e aqueles contidos no documento enviado; III - a elaboração da petição e a inserção de documentos digitais no formato e no tamanho dos arquivos, conforme os requisitos estabelecidos pelo SEI-IBS; IV - a conservação dos originais, e m papel, de documentos digitalizados ou enviados por meio do peticionamento eletrônico, até que decaia o direito do CGIBS rever os atos praticados no processo; V - a garantia do teor e da integridade dos documentos digitalizados apresentados no peticionamento eletrônico, que responde nos termos da legislação civil, penal e administrativa por eventuais fraudes; VI - a verificação, por meio do recibo eletrônico de protocolo, do recebimento das petições e dos documentos transmitidos eletronicamente; e VII - a verificação das condições de sua rede de comunicação, o acesso a seu provedor de internet e a configuração do computador utilizado nas transmissões eletrônicas. Parágrafo único. A não obtenção do cadastro como usuário externo, bem como eventual erro de tr ansmissão ou recepção de dados não imputáveis a falhas do SEI -IBS ou de sistema integrado, não servem de escusa para o descumprimento de obrigações e prazos. TÍTULO III DO PROCESSO ELETRÔNICO CAPÍTULO I DA FORMAÇÃO E GESTÃO PROCESSUAL Seção I Da Formação dos Processos Art. 12. Os documentos produzidos no âmbito do SEI -IBS integram processos eletrônicos cadastrados com o preenchimento de campos próprios do sistema, de forma a permitir sua localização e controle eficiente, observados os seguintes requisitos: I - ser formado de maneira cronológica, lógica e contínua; II - permitir a vinculação entre processos; e III - observar a publicidade das informações como preceito geral e o sigilo como exceção. Art. 13. Os usuários devem preencher corretamente os dados d e cadastro do processo e realizar as adequações necessárias a fim de facilitar a busca e a recuperação das informações. Seção II Das Bases de Conhecimento Art. 14 . As Unidades Administrativas devem criar e gerir as Bases de Conhecimento correspondentes aos tipos de processos afetos a suas atividades para padronizar a instrução processual. CAPÍTULO II DA ASSINATURA ELETRÔNICA Art. 15. Os documentos eletrônicos produzidos e geridos no âmbito do SEI-IBS terão garantia de integridade, de autoria e de autenticid ade, mediante utilização de assinatura eletrônica nas seguintes modalidades: I - assinatura digital: baseada em certificado digital emitido por Autoridade Certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil); II - assinatura cadastrada: realizada mediante prévio credenciamento de acesso de usuário, com fornecimento de login e senha de rede; e III - assinatura gov.br: baseada na integração com o portal gov.br do Governo Federal. § 1º A assinatura eletrônica é de uso pessoal e intransferível, sendo responsabilidade do titular sua guarda e sigilo. § 2º A autenticidade de documentos gerados no SEI-IBS pode ser verificada em endereço indicado na tarja de assinatura no próprio documento, com uso do Código Verificador e CRC (Cyclic Redundancy Check). § 3º É permitido ao usuário utilizar certificado digital emitido por Autoridade Certificadora credenciada na Infraestrutura de Chav es Públicas Brasileira (ICP -Brasil) adquirido por meios próprios, não sendo cabível, em qualquer hipótese, o ressarcimento pelo CGIBS dos custos havidos. Art. 16. A assinatura eletrônica de documentos importa na aceitação das normas regulamentares sobre o assunto é da responsabilidade do usuário por sua utilização indevida. TÍTULO IV DOS DOCUMENTOS E DIGITALIZAÇÃO CAPÍTULO I DOS DOCUMENTOS EXTERNOS Art. 17. Os documentos nato-digitais assinados eletronicamente possuem valor jurídico de originais para todos os efeitos legais. Art. 18. Documento externo é o documento arquivístico não produzido no SEI- IBS a ser incluído para compor o processo eletrônico. Art. 19. Os tipos de conferência do documento externo são: I - nato digital: produzido em meio eletrônico; II - documento original: digitalizado a partir do documento original; III - cópia autenticada em cartório: digitalizado a partir de um documento cópia autenticada em cartório; IV - cópia autenticada administrativamente: digitalizado a partir de uma cópia autenticada por servidor público; e V - cópia simples: Documento externo digitalizado a partir de uma cópia simples. CAPÍTULO II DA DIGITALIZAÇÃO Art. 20 . O documento em papel recebido nas unidades protocolizadoras ou unidades de atendimento ao público será digitalizado e incluído no SEI-IBS. Parágrafo único. Os procedimentos para digitalização, e inclusão no SEI -IBS estão definidos em Procedimento Operacional Padrão. Art. 21 . A digitalização de documentos em papel será efetivada em formato PDF-A, com processamento de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR). Art. 22. A critério de cada Unidade Administrativa, os documentos recebidos em papel podem ser devolvidos imediatamente ao interessado, após digitalização e autenticação, por meio de certificado dig ital emitido por Autoridade Certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Art. 23. Não serão digitalizados nem incluídos no SEI-IBS: I - processos legados - processos físicos arquivados, cuja análise e instrução foi concluída ou encerrada; II - processos em fase final de análise; III - processos para mera consulta; IV - processos para atendimento a demanda de consulta de informações pelo cidadão; V - processos e documentos classificado em grau de sigilo; VI - documentos que não se caracterizem como arquivísticos; e VII - correspondências pessoais. Parágrafo único. Os documentos classificados em grau de sigilo devem ser entregues diretamente do remetente ao destinatário. Art. 24. O SEI-IBS não deve ser utilizado como repositório arquivístico digital para documentos e processos que tiveram seu trâmite físico concluído. Art. 25 . Processos em papel, provenientes de órgãos e entidades não pertencentes ao CGIBS, serão digitalizados integralmente e incluídos no SEI -IBS com numeração automática e encaminhados à Unidade Administrativa pela matéria, onde permanecerão até a devolução ao órgão de origem. Parágrafo único. Os documentos produzidos no SEI -IBS deverão ser impressos e incluídos no processo papel, pela unidade orgânica responsável pela matéria, em continuidade a sua instrução processual antes da devolução ao órgão de origem. TÍTULO V DO ACESSO À INFORMAÇÃO Art. 26. Ao iniciar um processo ou incluir um documento no SEI-IBS, o usuário deve selecionar o nível de acesso, que pode ser: I - público: quando o acesso ao conteúdo de todos os documentos em um determinado processo pode ser amplamente pesquisado e visualizado por qualquer usuário cadastrado ou não no SEI-IBS; II - restrito: quando o acesso ao conteúdo dos documentos em um processo é restrito aos usuários das Unidades Administrativas pelas quais o processo tramitar. É possível aos demais usuários pesquisá -lo e visualizar seu andamento, mas não seu conteúdo; e III - sigiloso: quando o acesso ao processo é exclusivo aos usuários com credencial de acesso, não sendo possível pesquisa ou visualização por usuários não credenciados. Parágrafo único. É obrigatória a indicação de nível de acesso para todo processo e para todo documento incluído no SEI-IBS, tendo como base o conteúdo do processo ou documento. Art. 27. Os documentos e processos devem ter seu nível de acesso, geralmente, como público. A indicação de restrito ou sigiloso será exceção e, para tanto, é obrigatório indicar a hipótese legal que fundamente a restrição. Parágrafo único. O nível de acesso informado deve ser revisado sempre que necessário, a fim de garantir a publicidade ou restrição das informações de maneira adequada, conforme a legislação aplicável. Art. 28. Para a seleção do nível de acesso restrito, o processo deve conter: I - documentos preparatórios: que subsidiam decisões de ordem política econômica, fiscal, tributária, monetária e regulatória, tais como notas técnicas, pareceres, minutas de ato normativo; II - documentos que contenham informações pe ssoais: que trazem informações sobre pessoa identificada ou identificável e que são restritas a servidores legalmente autorizados e à própria pessoa, exemplificativamente: a) dados relativos a documentos de identificação pessoal: RG, CPF, Título de Eleitor, Certificado de Reserva, dentre outros; b) informações sobre o estado de saúde do servidor ou familiares; c) informações financeiras ou patrimoniais de determinada pessoa; d) informações sobre alimentandos, dependentes ou pensões; e) endereço pessoal ou comercial de determinada pessoa; f) número de telefone ou endereço eletrônico de determinada pessoa; g) origem racial ou étnica, orientação sexual, convicções religiosas, filosóficas ou morais; opiniões políticas, filiação sindical, partidária ou a organiz ações de caráter religioso, filosófico ou político; e h) demandas judicializadas submetidas a restrição de acesso. III - documentos que contenham outras hipóteses para o nível restrito. § 1º O nível de acesso restrito para documento preparatório aplica -se até o momento em que haja posicionamento final sobre o assunto objeto do documento ou processo, ou, até que seja publicado o ato normativo. § 2º É obrigatória a alteração do nível de acesso quando a motivação para a restrição não mais subsistir. § 3º A restrição deve ser aplicada individualmente aos documentos, conforme o conteúdo de cada um deles, e ao processo, quando todo o conteúdo exigir. § 4º A inclusão de um documento com nível de acesso restrito em um processo público torna todo o processo restrito, enquanto mantida a restrição do acesso ao documento. § 5º A seleção do grau de sigilo restrito deve obedecer às normas do Código Tributário Nacional (CTN) e da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Art. 29. Ao cadastrar processos e documentos com nível d e acesso sigiloso ou restrito, deverá ser justificado o motivo do nível de acesso por meio da seleção de hipótese legal. Art. 30. Para a seleção do nível de acesso sigiloso, o processo deve conter: I - documentos que devam ser acessados por usuários específicos; II - documentos que contenham informações protegidas por outras hipóteses de níveis de acesso, tais como sigilo fiscal, bancário, industrial, e cujo acesso deva ser dado apenas a usuários específicos. § 1º O nível de acesso sigiloso deve ser a plicado individualmente aos documentos, conforme o conteúdo de cada um deles, e ao processo, quando todo o conteúdo exigir nível de acesso sigiloso. § 2º A inclusão de um documento com nível de acesso sigiloso em um processo, torna todo o processo sigiloso, independentemente do nível de acesso do processo. TÍTULO VI DA COMUNICAÇÃO INTERINSTITUCIONAL Art. 31. O módulo de integração poderá ser utilizado quando for necessária a tramitação de processos a órgãos ou entidades externas ao CGIBS. § 1º O trâmite do Processo pelo Barramento de Serviços, Tramita.GOV.BR, ocorrerá por meio de solicitação nos autos à Secretaria Geral, que providenciará o envio caso o órgão ou entidade destinatária esteja fazendo uso da solução de que trata o caput. § 2º Em caso de impossi bilidade técnica de uso da funcionalidade indicada no caput ou em caso do órgão ou entidade destinatária não esteja fazendo uso da solução, pode-se optar por uma das seguintes soluções: I - disponibilização de acesso externo: A funcionalidade disponibiliza acesso externo de forma parcial ou integral do processo no SEI-IBS; II - protocolização eletrônica: protocolar o documento via Peticionamento Eletrônico ou outro sistema de protocolização eletrônica do órgão ou entidade destinatário, quando este dispuser desse tipo de solução, com a inserção do recibo gerado nos andamentos do processo no SEI-IBS; ou III - correspondência eletrônica: utilizar a funcionalidade "Enviar Correspondência Eletrônica" do SEI, quando o órgão destinatário aceitar essa forma de recebimento de documentos, com a inserção da confirmação de recebimento registrada nos andamentos do processo no SEI-IBS. § 3º A expedição de documentos em suporte físico deverá ser feita em casos excepcionais, quando não for possível o envio nas formas estabel ecidas no caput e em seu § 2º. § 4º Compete à unidade remetente entrar em contato com o protocolo do órgão ou entidade destinatária para confirmação do meio adequado de protocolização, tendo em vista os regramentos próprios de cada instituição. TÍTULO VII DA REGULAMENTAÇÃO OPERACIONAL CAPÍTULO I DAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS Seção I Do cadastro Art. 32. O cadastro de Unidades Administrativas é realizado pela Unidade Central de Gestão, conforme a estrutura formal estabelecida em Regimento Interno, espelhando o cadastro do Sistema de Gestão de Pessoas, não cabendo o cadastro de Unidades Administrativas informais em nenhuma hipótese. Art. 33. Poderão ser criadas unidades decorrentes da instituição de colegiados permanentes ou temporários, desde que devidamente p ublicada pelo CGIBS em ato normativo, devendo constar o objetivo, os usuários designados e as funções que desempenharão no colegiado. CAPÍTULO II DOS PERFIS DE ACESSO Seção I Da concessão Art. 34. A definição, criação, ativação ou inativação de perfis de acesso ao SEI- IBS é de responsabilidade da Unidade Central de Gestão, as atribuições e suas funcionalidades serão concedidas conforme abaixo: I - Acervo de Sigilosos da Unidade: Perfil ou funcional idade que permite listar e gerenciar todos os processos classificados como sigilosos (tarja vermelha) dentro de uma unidade. Permite visualizar os processos e, se necessário, ativar credenciais de acesso para outros usuários; II - Administrador: Perfil com acesso total a todas as funcionalidades do sistema, incluindo configuração de itens de negócio, gestão de usuários e parametrização; III - Arquivamento: Perfil/funcionalidade voltado para o arquivamento de documentos e processos, definindo a destinação final (guarda permanente ou eliminação) conforme a Tabela de Temporalidade; IV - Avaliação Documental: Processo de análise técnica para determinar o valor do documento (administrativo, legal, histórico) e seu tempo de guarda no arquivo corrente ou intermediário; V - Básico: Perfil de usuário comum, com permissões padrão para tramitação e visualização de documentos não sigilosos; VI - Colaborador (Básico sem Assinatura): Usuário que pode consultar e tramitar processos, mas não possui permissão para assinar doc umentos digitalmente dentro do sistema; VII - Informática: Perfil voltado para a administração do sistema, parametrização técnica, gestão de tabelas básicas e suporte técnico;. VIII - Inspeção e Ouvidoria: Unidades que, no SEI, possuem acesso a processos específicos de denúncias, fiscalização e acompanhamento de demandas cidadãs, muitas vezes com níveis de restrição ou sigilo. Parágrafo único. Termos de Responsabilidade serão assinados a depender do perfil a ser concedido. Seção II Da suspensão Art. 35. A retirada ou suspensão das permissões ocorrerá nos seguintes casos: I – a pedido de Diretor responsável pela respectiva Unidade Administrativa; II - demissão, desligamento ou dispensa: retirada da permissão imediatamente após a comunicação da decisão admini strativa que culminou na penalidade ou sanção disciplinar ou no desligamento do CGIBS; III - afastamento por decisão judicial: retirada da permissão até decisão em contrário; e IV - exoneração de servidor nomeado em livre provimento e sem vínculo com o CGIBS: retirada da permissão imediatamente a partir da comunicação pela autoridade competente ou publicação da exoneração no DOU. § 1º Cabe à Unidade responsável pela Gestão de Pessoas a comunicação dos afastamentos previstos nos incisos II, III e IV acima à Unidade Central de Gestão do SEI. § 2º Nos casos de afastamentos e licenças previstos em lei, as Unidades Administrativas poderão solicitar a suspensão da permissão de acesso de usuários, devendo garantir o acesso aos processos pessoais. CAPÍTULO III DAS TABELAS AUXILIARES Seção I Dos tipos de processo Art. 36. O Tipo de Processo corresponde à matéria que será tratada, conforme os assuntos e atividades desempenhadas pelos órgãos e entidades, podendo ser comum a todos ou específico, de acordo com suas competências. Parágrafo único. Cada tipo de processo é vinculado automaticamente à classificação arquivística por assuntos, prevista no Plano de Classificação dos Documentos da Área Meio ou da Área Fim do CGIBS. Seção II Dos tipos de documentos Art. 37. O tipo de documento corresponde ao documento que será selecionado para o registro da informação por sua característica, natureza de conteúdo ou pela técnica do registro da informação. Art. 38. Os tipos de documentos cadastrados no sistema são os comuns a todos as Unidades Administrativas, como também os específicos, conforme as atividades -fim desempenhadas. Parágrafo único. A criação de novo tipo de documento está condicionada a análise dos tipos já existentes, não sendo aceita a criação de vários tipos de documento para o mesmo objetivo. Art. 39. A criação e a atualização das tabelas auxiliares são é de responsabilidade da Unidade Central de Gestão do SEI-IBS. CAPÍTULO IV DO USUÁRIO EXTERNO Seção I Do cadastro Art. 40. O cadastro para usuários externos é destinado a pessoa física natural que participe em processos administrativos junto ao SEI-IBS, independente de vinculação a determinada pessoa jurídica. Seção II Da assinatura Art. 41. O cadastro importa na aceitação dos termos e condições que regem o processo eletrônico e habilita o usuário externo a assinar contratos, convênios, termos, acordos e outros documentos junto ao SEI-IBS. TÍTULO VIII DAS DISPOSIÇÕES FINAIS Art. 42 . Os atos processuais praticados no SEI -IBS serão considerados realizados no dia e hora do registro eletrônico, conforme horário oficial de Brasília. Art. 43 . Os órgãos e entidades são responsáveis por direcionar ou exigir a capacitação dos seus servidores, a fim de permitir o uso adequado do sistema e a correta instrução processual. Art. 44. As unidades devem recusar processos e documentos que estiverem em desacordo com esta Resolução, restituindo -os às unidades que os encaminharam, especialmente aqueles em papel, quando deveriam ter sido convertidos e enviados pelo SEI-IBS. Art. 45. O uso inadequado do SEI -IBS fica sujeito à apuração de responsabilidade, na forma da legislação vigente. Art. 46. Esta resolução entra em vigor na data da sua publicação. Flávio César Mendes de Oliveira Presidente do Comitê Gestor do IBS